הכנת בקשת הבסיס וביצוע חתך ברשימת קרנות מתאימות, הם השלב הראשון בעבודה מול הקרנות מהארץ ומחו"ל.

לכל קרן יש דרך משלה באמצעותה היא מבקשת שהעמותה תפנה אליה: באמצעות שליחת הבקשה המלאה; באמצעות מילוי טופס של הקרן; באמצעות שליחת תקציר של הבקשה - 14 עמודים שהופכים לשניים; בליווי טלפוני לבקשה וכו'.

תפקידו של משרד אור תקשורת ופרסום, הוא להתאים בעבורכם את הבקשות לקרנות בצורה האופטימאלית.

חלק מהקרנות יבקשו בנוסף לבקשה, רשימה ארוכה של מסמכים באמצעותם הן ינסו לוודא תפקוד אמין של העמותה. המנעות משליחת אפילו אחד מהטפסים - תמנע טיפול בבקשה לתרומה על ידי הקרן.

משרד אור תקשורת ופרסום יוודא שכל בקשה שתשלח לקרנות, תהיה מושלמת מבחינת התאמת הבקשה לצורכי הקרן ומבחינת צירוף כל הטפסים הנלווים.

לאחר שהבקשות נשלחו, מתחילה ההמתנה מורטת העצבים לתשובות החיוביות. 85% מהבקשות ייענו בשלילה. אלפי עמותות פונות לכל אחת מהקרנות וזו הסיבה למיעוט התשובות החיוביות לכן, ככל שנשלח יותר בקשות כך ישתפר הסיכוי לקבל תשובה חיובית. המשרד שולח בממוצע 30-50 בקשות בשנה לכל עמותה לקרנות השונות.

קרן שלא שלחה תשובה שלילית תעביר את הבקשה לישיבת הדריקטוריון שלה, שיחליט סופית אם לתרום לעמותה או שלא. תשובת הקרן תשלח אלינו בדואר ובדרך כלל היא סופית לאותה השנה.

לאחר קבלת התשובה החיובית - נשאר לחכות לצ'ק. עם קבלת הצ'ק יוציא המשרד מכתב תודה לקרן. בסוף השנה, יכין המשרד לקרן דוח ביצוע, המפרט את השימוש שנעשה בכסף שנתרם.

אור תקשורת ופרסום מעניק לעמותות שתי דרכים כדי לשלם לו בעבור הטיפול השוטף בקרנות משלב התאמת הבקשה ועד לסיום הטיפול בקרן באותה השנה.

• דרך אחת - תשלום של 200 ש"ח לכל בקשה + 10% מהסכומים שייתרמו בפועל על ידי אותה הקרן.
• דרך שנייה - תשלום של 400 ש"ח לכל בקשה + 5% מהסכומים שייתרמו בפועל על ידי אותה הקרן.

• הסכומים אינם כוללים מע"מ.
• המשרד אינו עובד בעבור אחוזים בלבד.